Fungsi Perencanaan dan Pengambilan Keputusan

A. Pengertian perencanaan

  Perencanaan merupakan suatu aktivitas yang bertujuan dan dinamis yang berkenaan dengan pencapaian tujuan yang diinginkan. Dalam definisi lain Perencanaan dijelaskan sebagai suatu proses menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang seharusnya dilaksanakan, bentuk organisasi yang tepat untuk mencapainya dan SDM yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.

Berpijak dari pengertian di atas, dapat dinyatakan bahwa fungsi perencanaan memiliki empat tujuan pentin. Yakni (1) mengurangi atau mengimbangi ketidakpastian dan perubahan-perubahan di masa mendatang; (2) memusatkan perhatian pada pencapaian sasaran; (3) memastikan proses pencapaian tujuan dapat terlaksana secara efisien dan efektif, serta (4) memudahkan pengawasan.

B. Hirarki Perencanaan

  Ditinjau dari proses dan hasilnya, perencanaan memiliki hirarki sebagai berikut :

1. Perencanaan visi, misi dan tujuan

 Yakni perencanaan dalam penetapan visi, misi dan tujuan organisasi. Visi adalah cara pandang yang menyeluruh dan futuristik terhadap keberadaan organisasi. Misi merupakan pernyataan yang menjelaskan alasan pokok berdirinya organisasi yang membantu mengesahkan fungsinya dalam masyarakat atau lingkungan. Sementara, tujuan adalah akhir perjalanan yang dicari organisasi untuk dicapai melalui eksistensi dan operasionya serta merupakan sasaran yang lebih nyata daripada pernyataan misi.

2. Perencanaan sasaran

 Yaitu perencanaan dalam penetapan sasaran. Sasaran adalah target yang harus dicapai oleh suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya.

3. Perencanaan strategis

 Yakni perencanaan dalam menetapkan strategi. Strategi adalah penentuan terhadap tujuan utama berjangka panjang dan sasaran-sasaran dari suatu (organisasi) perusahaan dan pemilihan cara-cara bertindak dan alokasi sumberdaya-sumberdaya yang dibutuhkan untuk mewujudkan tujuan tersebut.

4. Perencanaan kebijakan

 Yakni perencanaan dalam menetapkan kebijakan. Kebijakan adalah pernyataan-pernyataan umum yang dijadikan pedoman berpikir dan bertindak dalam pengambilan keputusan. Ia merupakan sebuah petunjuk menyeluruh secara verbal, tertulis atau yang diimplikasi yang menetapkan batasan umum serta arah bagi tindakan manajerial yang akan dilaksanakan.

5. Perencanaan prosedur

 Yakni perencanaan dalam menetapkan prosedur. Prosedur adalah rencana yang berbentuk metode yang biasa dipakai dalam menangani kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan. Sebuah prosedur bersifat spesifik dan dibuat khusus untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

6. Perencanaan peraturan

 Yakni perencanaan dalam menetapkan peraturan. Peraturan adalah tindakan-tindakan yang dituntut untuk dilakukan dan dipilih bagi beberapa alternatif yang ada.

7. Perencanaan program

 Yakni perencanaan dalam menetapkan program. Program adalah gabungan dari tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, peraturan-peraturan, pemberian tugas-tugas, langkah-langkah yang akan diambil, sumberdaya-sumberdaya yang akan digunakan dan unsur-unsur lain yang diperlukan untuk melaksanakan arah tindakan tertentu. Program biasanya didukung oleh modal dan anggaran belanja.

8. Perencanaan anggaran

 Yaitu perencanaan dalam menetapkan anggaran. Anggaran adalah suatu rencana yang menggambarkan hasil yang diharapkan dan dinyatakan dalam bentuk angka-angka.

C. Tahapan Perencanaan

1. Menyadari Posisi Organisasi 

 Langkah pertama ini berarti kita melihat dan menyadari adanya kesempatan-kesempatan berupa peluang-peluang usaha berikut tantangannya dengan berpijak pada kekuatan dan kelemahan internal. Sehingga kita dapat mengetahui visi organisasi secara tepat dan ancangan cara menggapainya dalam situasi yang dihadapi.

2. Menentukan Tujuan dan Sasaran

 Merumuskan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai untuk seluruh organisasi dan kemudian bagi setiap unit di dalamnya disertai dengan orientasi waktu pencapaiannya.

3. Mempertimbangkan Premis-premis

 Premis adalah asumsi-asumsi yang memberikan suatu landasan berdasarkan apa kejadian-kejadian yang diperkirakan mempengaruhi perencanaan akan terjadi. 

4. Melakukan Identifikasi dan Komparasi Tindakan-tindakan Alternatif

 Pada tahap ini, dilakukan identifikasi dengan cara menginventarisasi tindakan-tindakan yang dimungkinkan bagi pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

5. Melakukan Pengambilan Keputusan : Menetapkan Satu Alternatif Pilihan

 Berdasarkan hasil evaluasi pada tahap sebelumnya, maka diputuskanlah satu tindakan pilihan untuk dilaksanakan.

6. Merumuskan Rencana-rencana dan Anggaran

 Melalui tahapan ini, tindakan pilihan yang biasanya masih global diverifikasikan menjadi rencana-rencana taktis dan anggaran, yakni dilengkapi dengan keterangan nominal unit atau rupiah yang akan dicapai.

D. Pengambilan Keputusan

1. Pengertian Pengambilan Keputusan

  Pengambilan keputusan menjangkau seluruh aspek manajemen. Ia terdapat pada setiap bagian dari suatu organisasi dan berhubungan dengan semua persoalan organisasi. Sedemikian pentingnya, sehingga pengambilan keputusan menjadi suatu keharusan bagi seluruh fungsi manajemen.

  Pengambilan keputusan didefinisikan sebagai pilihan yang didasarkan atas kriteria tetentu mengenai alterantif tindakan tetentu dari beberapa alternatif yang tersedia. Dalam definisi lain, pada hakikatnya pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang kurang matang dari alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat.

2. Model-model Pengambilan Keputusan

  Pengambilan keputusan lazimnya hanya dilakukan melalui dua pendekatan, yakni secara kualitatif dan atau kuantitatif. Pendekatan kualitatif lebih banyak mengandalkan alat-alat kualitatif seperti intuisi, fakta-fakta, pengalaman dan pertimbangan-pertimbangan. 

  Sementara pendekatan kuantitatif menitikberatkan pada analisis masalah secara matematis. Dengan bantuan alat-alat kuantitatif, para manajer dapat mengetahui lebih dahulu prediksi hasil akhir dari pengambilan keputusan, seperti misalnya : minimasi atau maksimal biaya produksi perusahaan. Alat-alat kuantitatif biasanya mencakup perumusan problem, hipotesis, definisi, eksperimen, dan pilihan antara sejumlah alternatif.

3. Kesalahan-kesalahan Organisatoris dalam Pengambilan Keputusan

  Sekalipun telah mengalami banyak perkembangan dan kemajuan yang cukup berarti, namun berbagai model dan sistem pengambilan keputusan ini dinilai masih menampakkan sejumlah kekurangan.

  Sepuluh kesalahan organisatoris yang umum terjadi, yaitu: (1) sikap kurang tegas, (2) tanggung jawab yang tidak jelas, (3) tidak adanya batas waktu yang ditetapkan, (4) jauh dari problem yang dihadapi, (5) kehilangan momentum keputusan, (6) pendelegasian yang kurang tepat, (7) kebijakan-kebijakan perusahaan, (8) waktu penyesuaian yang terlampau lama, (9) kepribadian (nilai-nilai) organisatoris.

E. Syariah dalam Fungsi Perencanaan

  Syariah harus menjadi tolok ukur dalam kegiatan perencanaan. Berikut ini adalah beberapa contoh implementasi syariah dalam fungsi perencanaan :

1. Perencanaan Bidang SDM

 Permasalahan utama pada bidang SDM adalah pada penetapan standar perekrutan SDM. Implementasi syariah pada bidang ini dapat berupa penetapan syarat profesioalisme yang harus dimiliki oleh seluruh komponen SDM perusahaan. Kriteria profesional menurut syariah adalah harus memenuhi 3 unsur, yaitu kafa’ah (ahli di bidangnya), amanah (bersungguh-sungguh dan bertanggung jawab), dan memiliki etos kerja yang tinggi (himmatul ‘amal).

2. Perencanaan Bidang Keuangan 

 Permasalahan utama pada bidang keuangan adalah pada penetapan sumber dana dan alokasi pengeluaran. Implementasi syariah pada bidang ini dapat berupa penetapan syarat kehalalan dana, baik sumber masukan maupun alokasinya. Maka, tidak pernah direncanakan, misalnya, peminjaman dana yang mengandung unsur riba. Atau pemanfaatan dana untuk menyogok pejabat.

3. Perencanaan Bidang Operasi/Produksi

 Implementasi syariah pada bidang ini dapat berupa penetapan bahan masukan produksi dan proses yang akan dilangsungkan. Dalam dunia pendidikan, misalnya, inputnya adalah SDM Muslim dan proses pendidikannya ditetapkan dengan menggunakan kurikulum yang Islami.

4. Perencanaan Bidang Pemasaran

 Implementasi syariah pada bidang ini dapat berupa penetapan segmentation pasar, targeting dan positioning, termasuk promosi.

F. Pengambilan Keputusan dalam Tinjauan Syariah

  Pengambilan keputusan dalam Islam dibedakan sesuai dengan tipe permasalahannya, ke dalam tiga bentuk berikut, yaitu (1) dalam masalah tasyri’ (hukum), (2) dalam masalah yang membutuhkan keahlian atau pemikiran yang mendalam, dan (3) dalam masalah yang tidak membutuhkan keahlian atau dapat dimengerti oleh banyak pihak.

Penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan

keleluasaan

Prosedur ini tampak seperti kalau seseorang bergerak teratur langkah demi langkah.Bukan hal ini yang dimaksud.Langkah-langkah ini memudahkan mempersiapkan suatu struktur kerjaterhadap permasalahan . Semua ini tumpang tindih, dan Anda boleh kembali pada langkah awal atau mengerjakannya secara serentak, sejauh Anda pikir sebagai pemecahan yang terbaik.

Contoh Fleksibilitas (kelenturan):

• Informasi terjadi di semua langkah— berawal dari pengenalan masalah dan penerapan pemecahannya.
• Informasi baru dapat mendorong Anda untuk mendifinisikan kembali permasalahan.
• Alternatif mungkin tidak dapat dikerjakan, dan Anda harus menemukan sesuatu yang lain.
• Beberapa langkah mungkin digabungkan atau disederhanakan 

Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan 

Kita memecahkan masalah dan membuat keputusan setiap hari dan sepanjang hari : di rumah, ditempat kerja, di tempat bermain, bahkan di toko pangan.

Beberapa masalah dan keputusan sangat menantang,

dan membutuhkan sejumlah pemikiran, emosi, dan penelitian.Langkah-langkah pedoman ini dirancang untuk membantu Anda untuk membuat keputusan yang baik.

Keleluasaan

Prosedur ini tampak seperti kalau seseorang bergerak teratur langkah demi langkah.Bukan hal ini yang dimaksud.Langkah-langkah ini memudahkan mempersiapkan suatu struktur kerjaterhadap permasalahan . Semua ini tumpang tindih, dan Anda boleh kembali pada langkah awal atau mengerjakannya secara serentak, sejauh Anda pikir sebagai pemecahan yang terbaik.

Contoh Fleksibilitas (kelenturan):

1. Informasi terjadi di semua langkah— berawal dari pengenalan masalah dan penerapan pemecahannya.
2. Informasi baru dapat mendorong Anda untuk mendifinisikan kembali permasalahan.
3. Alternatif mungkin tidak dapat dikerjakan, dan Anda harus menemukan sesuatu yang lain.
4. Beberapa langkah mungkin digabungkan atau disederhanakan.

Mendifinisikan Permasalahan/Masalah

Apa yang menghalangi Anda untuk mencapai tujuan?

Anda harus dapat menerangkan permasalahan di dalam terminologi yang luas selama permasalahan yang tepat tidak jelas..

• Anda mungkin kekurangan informasi untuk mendifinisikannya
• Anda dapat mengacaukan simpton dengan menggarisbawahi penyebab-penyebab.

Siapkan sebuah pernyataan permasalahan dan temukan seseorang yang Anda percaya untuk mengujinya dan membicarakannya. Kalau permasalahan adalah situasi pekerjaan, diuji dengan pembimbing Anda melalui komisi atau sumber yang sesuai.

Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini :

1. Apa masalahnya?
2. Apakah masalah saya?
3. Dapatkah saya memecahkannya? Apakah sulit dipecahkan?
4. Apakah benar-benar masalah, atau cenderung sebagai simpton yang luas?
5. Kalau ini suatu masalah lama, apa yang salah dengan penyelesaian sebelumnya?
6. Apakah itu membutuhkan pemecahan secepatnya, atau dapatkah ditunda?
7. Itu seperti menghindar dari permasalahan itu sendiri?
8. Dapatkah saya mengesampingkan resiko?
9. Apakah permasalahan mengandung dimensi etik?
10. Dengan kondisi bagaimana penyelesaian itu harus memuaskan?
11. Apakah penyelesaian berpengaruh terhadap sesuatu yang tidak seharusnya diubah?

Mengumpulkan Informasi

Fakta & Data

1. Penelitian
2. Hasil dari percobaan dan studi
3. Wawancara terhadap ahli dan sumber yang dipercaya.
4. Kejadian-kejadian yang diobservasi, masa lalu atau kini, termasuk observasi perorangan dan laporan

Batas-batas

Batas-batas atau kendala situasi sulit diubah. Kekurangan dana atau sumber-sumber lain. Bila suatu pemecahan diliputi begitu banyak kendala, kendala itu sendiri mungkin juga menjadi masalah.

Pendapat dan Praduga (asumsi)

Pendapat pengambil keputusan, komite atau kelompok, atau kelompok lain yang kuat akan sangat penting untuk menyukseskan keputusan Anda. Hal ini penting untuk mengakui kebenaran, penyimpangan, atau prasangka di dalam suatu pendapat.

Praduga dapat menghemat waktu dan kerja selama sering kesulitan memperoleh semua fakta. Mengakui sesuatu yang diterima dengan keyakinan. Praduga juga ada faktor resikonya, yang harus diakui, dan semua itu akan hilang jika diuji secara keliru.

Penyelesaian Masalah dan Pengambilan Keputusan 

Periksa masalah Anda dengan cara lain, dan temukan perspektif baru yang tidak Anda pikirkan sebelumnya.

Rembuk pendapat atau mencatat alternatif secara cepat, bagaimana pun bodohnya, termasuk proses penemuan yang sangat memuaskan. Sekali Anda mendaftarkan atau mengartukan alternatif, akan membuka berbagai kemungkinan. Membuat catatan mengenai semuanya:

1. Membutuhkan lebih banyak informasi
2. Penyelesaian yang baru
3. Dapat digabungkan atau dihilangkan
4. Akan menemukan oposisi
5. Terasa menjanjikan atau menggelisahkan

Alternatif Berbobot

• Alternatif yang mungkin didaftarkan,
• dievaluasi tanpa prasangka,
• tanpa memikirkan apakah menarik atau tidak

Mempertimbangkan semua kriteria

Saat suatu penyelesaian yang cocok dapat menyelesaikan masalah, itu mungkin tidak akan berfungsi kalau sumber tidak tersedia, kalau orang-orang tidak menerimanya, atau itu menyebabkan masalah baru.

Teknik-teknik di dalam mempertimbangkan alternatif (pilihan):

1. Kecocokan (keserasian): mengacu pada alternatif itu sendiri, apakah etis atau praktis. Apakah tepat atau penting di dalam skala? Suatu jawaban yang memadai? Terlalu ekstrim?
2. Kemungkinan:mengacu pada berapa banyak sumber yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah? (misalnya, apakah memberikan hasil). Bagaimana kemungkinan menyelesaikan masalah?
3. Kelenturan: mengacu pada kemampuan Anda menanggapi akibat yang tidak disengaja, atau terbuka terhadap kemungkinan baru? Alternatif itu sendiri, apakah Anda dapat mengontrol hasil awal.

Jumlah keseluruhan suatu skor setiap alternatif, bandingkan, prioritaskan alternatif-alternatif Anda.....

Pilih alternatif terbaik

1. Jangan mempertimbangkan setiap alternatif sebagai ‘penyelesaian sempurna’ Kalau ada kemungkinan yang tidak menyebabkan masalah pada langkah pertama.
2. Pertimbangkan intuisi Anda, atau perasaan terdalam di dalam memutuskan suatu bagian kegiatan.
3. Kembali ke kepercayaan Anda sebagai orang luar: Apakah Anda kehilangan sesuatu ? Apakah ia (laki-laki/perempuan) melihat suatu masalah di dalam penyelesaian Anda?
4. Kompromi (persetujuan bersama) Pertimbangan kompromi jika Anda mempunyai pegangan yang meyakinkan tentang masalah, dan alternatif Anda. Consider compromise when you have a full grasp of the problem, and your alternatives. Persaingan penyelesaian dapat memberi suatu penyelesaian hibrida 

= Baca Juga Sob =